企業(yè)采購系統(tǒng)

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)是一種通過采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理以及質(zhì)量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。以下將圍繞其功能特點、操作流程和典型案例進行詳細(xì)介紹。

 

　　一、功能特點

 

　　多途徑采購功能

 

　　企業(yè)采購業(yè)務(wù)的需求來源多樣，有計劃部門的主生產(chǎn)計劃、物料投放需求計劃，以及庫存缺貨生成的需求;有為滿足以銷定購的工商業(yè)一體化業(yè)務(wù)需求;有根據(jù)長期購貨合同確定的定期購貨需求;還有零星的購貨需求等。采購管理系統(tǒng)提供根據(jù)計劃、銷售、倉庫及采購自身需要等多途徑采購功能，以滿足企業(yè)不同的采購場景需求。

 

　　訂單管理

 

　　采購訂單是物資在采購業(yè)務(wù)中流動的起點，它通過采購申請獲取來自生產(chǎn)和銷售等系統(tǒng)的信息，將供應(yīng)鏈整體的信息有機地聯(lián)系起來。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況，包括針對采購合同的執(zhí)行，控制購貨價格、折扣及數(shù)量。隨時跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執(zhí)行;根據(jù)實際補貨情況追加執(zhí)行訂單，通過比較訂單執(zhí)行差異，以及通過業(yè)務(wù)和分析報表反映訂單執(zhí)行情況等。若企業(yè)有集團內(nèi)部的購銷業(yè)務(wù)，還包括集團內(nèi)部購貨或調(diào)撥訂單的執(zhí)行情況。

 

　　發(fā)票管理

 

　　采購發(fā)票具有業(yè)務(wù)和財務(wù)雙重性質(zhì)，發(fā)票的業(yè)務(wù)處理和控制是企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的一個重要環(huán)節(jié)。采購發(fā)票與全部業(yè)務(wù)單據(jù)都有聯(lián)系，尤其與采購合同、付款單及預(yù)付單據(jù)聯(lián)系緊密。采購管理系統(tǒng)提供增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票管理，并與應(yīng)付款系統(tǒng)實現(xiàn)發(fā)票共享。

 

　　購貨質(zhì)檢管理

 

　　工業(yè)系統(tǒng)提供比較全面的質(zhì)量檢驗管理，包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢3種質(zhì)量檢驗業(yè)務(wù)。在采購管理系統(tǒng)中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程，并根據(jù)檢驗結(jié)果確認(rèn)入庫貨物，同時提供相關(guān)的業(yè)務(wù)查詢報表。

 

　　供應(yīng)商供貨管理

 

　　供應(yīng)商供貨信息管理以購貨價格為中心，完善地記錄、控制并管理供應(yīng)商的供貨業(yè)務(wù)資料，包括對不同供應(yīng)商、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價格和折扣信息的詳細(xì)記錄，以及業(yè)務(wù)傳遞、自動更新及數(shù)據(jù)分析。同時進行采購最高限價的控制和預(yù)警管理，是采購管理系統(tǒng)乃至整個供應(yīng)鏈體系中重要的綜合數(shù)據(jù)處理中心之一。

 

　　二、操作流程

 

　　需求識別與采購申請

 

　　這是采購流程的第一步，由相關(guān)部門根據(jù)企業(yè)實際需求詳細(xì)描述所需商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量和時間要求等，然后正式提交采購申請，作為采購流程的啟動文件。此步驟確保企業(yè)的實際需求能被準(zhǔn)確記錄和傳達(dá)，完善的采購管理制度及流程可保證需求識別的準(zhǔn)確性和及時性，避免后續(xù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)不必要的延誤和錯誤。

 

　　供應(yīng)商評估與選擇

 

　　采購團隊需通過市場調(diào)研、供應(yīng)商背景調(diào)查和歷史表現(xiàn)評估等方式，選擇最能滿足企業(yè)需求的供應(yīng)商。在這個過程中，采購管理制度及操作流程會提供標(biāo)準(zhǔn)化的評估指標(biāo)和方法，確保選擇過程公平、透明。關(guān)鍵評估標(biāo)準(zhǔn)包括價格、質(zhì)量、交貨時間、供應(yīng)商的財務(wù)穩(wěn)定性和誠信度等。通過嚴(yán)格的供應(yīng)商評估，企業(yè)可以建立可靠的供應(yīng)商庫，保障供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性和高效性。

 

　　采購訂單與合同管理

 

　　選定供應(yīng)商后，發(fā)出采購訂單并進行合同管理。采購訂單是對采購需求的正式確認(rèn)，詳細(xì)列出商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格和交貨日期等信息。合同管理則確保采購行為的合法性和雙方權(quán)益的保障，完善的采購管理制度及流程有助于企業(yè)在這一環(huán)節(jié)避免合同糾紛，確保采購訂單順利執(zhí)行。合同管理還涵蓋合同條款的談判和簽署，以及對合同履行情況的監(jiān)控和管理。

 

　　訂單跟蹤

 

　　在發(fā)出采購訂單后，企業(yè)需要對訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。通過與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解訂單的生產(chǎn)進度和運輸情況，如有問題可及時協(xié)調(diào)解決，以避免影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運營。

 

　　收貨和驗收

 

　　收到供應(yīng)商交付的商品或服務(wù)后，企業(yè)要進行嚴(yán)格的收貨和驗收工作。檢查交付的商品或服務(wù)是否符合采購訂單的要求，包括規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等方面。對于不符合要求的商品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨或要求供應(yīng)商進行整改等。驗收合格后，方可辦理入庫手續(xù)。

 

　　付款

 

　　根據(jù)采購訂單和發(fā)票進行付款，完成采購流程。企業(yè)應(yīng)建立規(guī)范的付款流程，確保付款的準(zhǔn)確性和及時性，同時要注意控制付款風(fēng)險，如避免重復(fù)付款、防范欺詐等。付款方式可以根據(jù)企業(yè)與供應(yīng)商的協(xié)商和實際情況選擇，如現(xiàn)金、支票、電匯等。

 

　　三、案例介紹

 

　　案例背景

 

　　某大型制造企業(yè)在采購管理方面面臨諸多挑戰(zhàn)，如采購流程繁瑣、供應(yīng)商管理不規(guī)范、采購成本較高等。為了解決這些問題，企業(yè)決定引入一套先進的企業(yè)采購系統(tǒng)。

 

　　實施過程

 

　　首先，企業(yè)對自身的采購業(yè)務(wù)進行了全面梳理，明確了各個環(huán)節(jié)的需求和流程。然后，通過市場調(diào)研和對比，選擇了一款適合企業(yè)的采購系統(tǒng)。在系統(tǒng)實施過程中，企業(yè)對員工進行了培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作和使用。同時，企業(yè)還與供應(yīng)商進行了溝通，確保供應(yīng)商能夠配合系統(tǒng)的運行。

 

　　應(yīng)用效果

 

　　采購系統(tǒng)上線后，該企業(yè)的采購效率得到了顯著提升。采購流程從原來的平均10個工作日縮短到了5個工作日，大大提高了采購的及時性。通過對供應(yīng)商的集中管理和評估，企業(yè)選擇了更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，采購成本降低了15%。此外，系統(tǒng)還實現(xiàn)了采購數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控和分析，為企業(yè)的決策提供了有力支持。

 

　　四、常見問題解答

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)有哪些?

 

　　常見的企業(yè)采購系統(tǒng)包括ERP系統(tǒng)中的采購模塊，如SAP ERP、Oracle ERP等，它們功能強大，能與企業(yè)其他業(yè)務(wù)模塊深度集成;專業(yè)的采購管理系統(tǒng)，如大企匯，提供采購管理軟件工具、供應(yīng)商市場資源和供應(yīng)鏈全流程數(shù)字化生態(tài)服務(wù)綜合解決方案;還有一些行業(yè)特定的采購系統(tǒng)，如建筑行業(yè)的筑集采等，針對行業(yè)特點進行了定制化開發(fā)。

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)算什么費用?

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)的費用通常包括軟件購買費用(如果是買斷式)或軟件租賃費用(如果是SaaS模式)、實施費用、培訓(xùn)費用、維護和升級費用等。這些費用在會計核算上一般可以根據(jù)具體情況計入管理費用、無形資產(chǎn)(如果符合資本化條件)等科目。

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理的痛點有哪些?

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理可能面臨以下痛點：需求復(fù)雜多樣且不斷變化，難以準(zhǔn)確把握和平衡各部門的需求;與供應(yīng)商、內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)難度大，容易出現(xiàn)信息不一致和誤解;系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性要求高，一旦出現(xiàn)問題可能影響企業(yè)的正常采購業(yè)務(wù);要不斷跟上技術(shù)發(fā)展和行業(yè)趨勢，對系統(tǒng)進行優(yōu)化和創(chuàng)新，壓力較大。

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)英文是什么?

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)的英文表述通常是“Enterprise Procurement System”或“Enterprise Purchasing System”。

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)和企業(yè)績效的因果關(guān)系圖是怎樣的?

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)與企業(yè)績效的因果關(guān)系圖可以從多個方面構(gòu)建。例如，采購系統(tǒng)的高效性(如采購流程的優(yōu)化、采購周期的縮短)會導(dǎo)致采購成本降低，進而影響企業(yè)的成本控制績效;采購系統(tǒng)對供應(yīng)商的有效管理(如供應(yīng)商的選擇、評估和合作關(guān)系維護)會影響采購物資的質(zhì)量，而物資質(zhì)量又會影響產(chǎn)品質(zhì)量，最終影響企業(yè)的市場績效和客戶滿意度等;采購系統(tǒng)的信息化和數(shù)據(jù)分析能力可以為企業(yè)決策提供支持，幫助企業(yè)更好地把握市場機會，從而提升企業(yè)的整體績效。

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)可以要求履約保證金嗎?

 

　　企業(yè)采購系統(tǒng)本身并不直接要求履約保證金，但是在企業(yè)通過采購系統(tǒng)進行采購活動時，根據(jù)采購合同的約定和實際情況，企業(yè)可以要求供應(yīng)商提供履約保證金。履約保證金是為了確保供應(yīng)商能夠按照合同約定履行義務(wù)，如按時交貨、保證貨物質(zhì)量等。如果供應(yīng)商未能履行合同義務(wù)，企業(yè)可以根據(jù)合同規(guī)定扣除相應(yīng)的履約保證金作為補償。